VADEMECUM : “Il Condominio e la Privacy”

Il condominio è un luogo di stretta convivenza tra persone dove è essenziale l’equilibrio
tra la trasparenza della gestione della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno,
garantito dal Codice della privacy (decreto legislativo n.196/2003).

Le diverse informazioni – sugli inquilini, sui condòmini, sugli appartamenti, sulla natura e
sulla quantità dei consumi – contenute negli archivi condominiali vanno oltre il semplice
elenco dei nominativi dei proprietari e, se non opportunamente trattate, potrebbero
rivelare informazioni anche delicate sui vari abitanti del palazzo.

Per questo motivo l’Autorità Garante ha pubblicato un ” Vademecum” intitolato
“Il Condominio e la Privacy” che affronta in otto capitoli praticamente tutti gli aspetti
di tale problema :

  •  l’Amministratore
  • l’Assemblea
  •  la Bacheca Condominiale
  • la Gestione Trasparente del Condominio
  • la Videosorveglianza
  • il Condominio Digitale
  • il Diritto di Accesso ai propri dati ed altri Diritti
  •  Mini Glossario della Privacy nel Condominio

L’importanza del Documento dell’Autorità Garante

Com’era prevedibile questo documento viene pubblicato dopo l’entrata in vigore
dal 18 Giugno 2013 della nuova legge della Riforma del Condominio (legge N.° 220/2012 ).

Analizziamo per punti le precisazioni contenute nel documento :

1 ) – prima di tutto viene evidenziato che nel condominio in quanto luogo dove si verifica
una stretta convivenza tra le persone, sorge la necessità di garantire un sufficiente
equilibrio tra la trasparenza della gestione ed il diritto alla riservatezza,
garantito a ciascuno dal “Codice della privacy “ d.lgs 196/2003 .
Tutto questo considerando che le informazioni contenute negli archivi del Condomini
sono molte e di diversa natura ( sugli inquilini, sui condomini, sugli appartamenti ,
sui consumi, etc )

2 ) – per quanto riguarda l’Amministratore :

. fondamentale l’esigenza di conciliare la necessità di trasparenza nella gestione
condominiale con il diritto alla riservatezza dei singoli;

. l’assemblea può designare l’Amministratore del Condominio in via formale, a“responsabile
del trattamento”dei dati, attribuendogli uno specifico ruolo.

. il Garante precisa che possono essere trattate soltanto le informazioni personali che
siano pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità di gestione e di
amministrazione delle parti comuni, quali, per esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei
condomini, le quote millesimali e/o eventuali ulteriori dati necessari per le ripartizioni dei costi.

.  Vietato, invece, trattare dati che non siano correlati alla gestione dell’edificio;   

. Nel caso poi, che vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi, l’amministratore del
Condominio non deve dimenticare di fornire adeguata “informativa” come previsto in
generale dal d.lgs. n. 196/2003;

. le utenze telefoniche (fisse o cellulari) e gli indirizzi email, possono essere utilizzati
solo a condizione che l’interessato abbia fornito il proprio consenso;

. per quanto riguarda il trattamento dei dati “sensibili” (si pensi alle delibere riguardanti
interventi di “abbattimento delle barriere architettoniche” in favore di un condomino
diversamente abile), il loro utilizzo è consentito esclusivamente nel caso in cui sia
indispensabile e fatta salva l’adozione di adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità
degli interessati;

. la conservazione dei dati, che indipendentemente dai sistemi adottati (archivi cartacei
o elettronici) deve essere effettuata impedendo intrusioni indebite, predisponendo adeguate
misure di sicurezza.

3 ) – sul funzionamento dell’Assemblea, alla quale possono partecipare solo i Condomini
e gli eventuali delegati, il Vademecum ribadisce la possibilità del  legittimo intervento
anche di soggetti diversi (di solito tecnici o consulenti chiamati a relazionare su specifiche
attività e lavori da compiere), purchè annunciati nell’ODG e con la loro presenza limitata
al solo tempo necessario a trattare lo specifico punto;

4 ) – altre istruzioni riguardano l’utilizzo delle “bacheche” situate di solito nell’androne:
viene confermata la legittimità dell’affissione di avvisi di carattere generale
ed impersonali (ad esempio riguardanti l’orario del servizio di riscaldamento), ma non
quella delle comunicazioni che contengano dati personali dei Condomini (che in questo modo
verrebbero diffusi alle persone terze che accedono indiscriminatamente all’edificio).

Il Vademecum ribadisce che per le comunicazioni personali si deve far ricorso ad un invio
diretto (lettera a mano, posta, mail, Pec).

5 ) – in relazione al trattamento delle “morosità” dei singoli, i relativi dati possono
anche essere oggetto di discussione durante l’assemblea del Condominio, sulla base del
principio che tutti i condomini sono soggetti interessati a tali informazioni (e non sono
quindi dei terzi estranei) tanto che possono chiedere tali “notizie” anche direttamente
all’amministratore del Condominio,  senza che sia necessario il consenso dei condomini morosi.

La diffusione di tali dati al di fuori del Condominio è vietata , tranne quando la richiesta
è avanzata dai fornitori con crediti scaduti.

6 ) – Importante il richiamo alla novità introdotta dalla nuova Legge di riforma che obbliga
l’Amministratore del Condominio a far transitare le somme ricevute/erogate sul
         conto corrente del Condominio, del quale ogni Condomino ha diritto, anche alla
luce del Codice della Privacy, di chiedere ogni dato e la copia della rendicontazione
in ogni momento.

Le domande sulla privacy

elencate ed approfondite nel Vademecum dell’Autorità Garante:(qui le risposte solo per
la Videosorveglianza) :

L’ Amministratore del Condominio

. L’Amministratore ha responsabilità in tema di privacy nel Condominio ?

. Quali sono i dati personali che nell’ambito dell’amministrazione del  Condominio
possono essere trattati ?     

. L’Amministratore può utilizzare i numeri di telefono o gli indirizzi e-mail  dei Condomini  ?

. Si possono trattare dati sanitari od altri dati sensibili dei condomini ?

. L’amministratore deve adottare delle misure particolari per la conservazione
dei dati del Condominio ?

. L’Amministratore del Condominio deve comunicare i propri riferimenti anagrafici ?

L’Assemblea

. Persone che non fanno parte del Condominio possono partecipare all’Assemblea ?

. Si può videoregistrare l’Assemblea Condominiale ?

La Bacheca Condominiale

. Quali avvisi possono essere esposi nella bacheca condominiale ?

. Si possono notificare ai Condomini assenti i verbali di Assemblea attraverso
le affissioni in bacheca ?

. Se un condomino è in ritardo con i pagamenti l’amministratore può indicarlo
come moroso con un avviso affisso nella bacheca condominiale ?

La Gestione Trasparente del Condominio

. Quali  informazioni può conoscere il singolo Condomino ?

. E’ necessario il consenso dei Condomini per dare informazioni sulla loro
posizione contabile e debitoria ad altri partecipanti del Condominio ?

. Possono essere divulgate informazioni su spese o morosità a persone esterne
al Condominio ?

. Si può accedere alle informazioni del conto corrente del Condominio ?

La Videosorveglianza

. Un Condomino può installare una telecamera che riprende l’ingresso
del suo  appartamento o del suo posto auto ?

Quando l’installazione di sistemi di videosorveglianza viene effettuata da persone
fisiche per fini esclusivamente personali – e le immagini non vengono né comunicate
sistematicamente a terzi, né diffuse (ad esempio attraverso apparati tipo web cam)
non si applicano le norme previste dal Codice della privacy.

In questo specifico caso, ad esempio, non è necessario segnalare l’eventuale presenza
del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello.

Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e
di sicurezza dei dati. È tra l’altro necessario – anche per non rischiare di incorrere
nel reato di interferenze illecite nella vita privata – che il sistema di videosorveglianza
sia installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta
di casa riprenda esclusivamente lo spazio privato e non tutto il pianerottolo o la strada,
ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage.

. Quali sono le regole per installare un sistema di videosorveglianza Condominiale ?

Nel caso in cui il sistema di videosorveglianza sia installato dal condominio per controllare
le aree comuni, devono essere adottate in particolare tutte le misure e le precauzioni previste
dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza.

Tra gli obblighi che valgono anche in ambito condominiale vi è quello di segnalare
le telecamere con appositi cartelli, eventualmente avvalendosi del modello predisposto
dal Garante.

Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente
non superiore alle 24-48 ore,anche in relazione a specifiche esigenze come alla chiusura
di esercizi e uffici che hanno sede nel condominio o a periodi di festività.
Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è comunque necessario presentare
una notifica preliminare al Garante.

Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare (accessi, garage…),
possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino
rilevanti (strade, edifici,esercizi commerciali ecc.). I dati raccolti (riprese, immagini)
devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano
l’accesso alle sole persone autorizzate (titolare, responsabile o incaricato del trattamento).

. I videocitofoni sono considerati un sistema di videosorveglianza ?

I moderni videocitofoni, così come altre apparecchiature che rilevano immagini o suoni,
anche tramite registrazione, possono talvolta essere equiparati ai sistemi di videosorveglianza.
In questo caso valgono le stesse regole previste dal Codice della privacy e dal provvedimento
generale del Garante in tema di videosorveglianza.

Tali disposizioni non si applicano quando il sistema è installato da persone fisiche
per fini esclusivamente personali e le immagini non sono destinate alla comunicazione
sistematica o alla diffusione (ad esempio su Internet).

Per le stesse ragioni, se il videocitofono è installato da un singolo o da una famiglia per
finalità esclusivamente personali, la presenza dell’apparecchio di ripresa non deve essere
segnalata con un apposito cartello.

. Qual è il quorum necessario per l’installazione di un sistema
di videosorveglianza Condominiale ?

La nuova legge prevede che l’assemblea possa deliberare l’installazione di un sistema
di videosorveglianza sulle parti comuni solo con un numero di voti che rappresenti
la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore (i cosiddetti millesimi) dell’edificio.

Il Condominio Digitale

. Quali dati possono essere pubblicati sul sito Web del Condominio ?
. L’accesso al sito internet deve essere riservato ai soli Condomini ?

Il diritto di accesso ai propri dati ed altri diritti

. Il Condomino può esercitare il “diritto di accesso” e gli altri diritti previsti
dall’art. 7 del Codice della Privacy ?
. Esistono ulteriori diritti che si possono esercitare in relazione al trattamento
dei dati personali ?

. Chi può esercitare il diritto di accesso ai dati riferibili all’intera compagine
Condominiale ?
. L’affittuario può accedere ai dati sulla gestione del Condominio ?

Ulteriori Chiarimenti

. Quando può essere effettuato il trattamento dei dati personali senza il consenso
dell’interessato ?
. Si applica la disciplina in materia di protezione dei dati personali alle comunicazioni
tra vicini di casa ?

Miniglossario della Privacy nel Condominio

  • . comunicazione
  • . consenso
  • . dato giudiziario
  • . dato personale
  • . dato sensibile
  • . diffusione
  • . informativa
  • . informativa semplificata
  • . interessato
  • . misure di sicurezza
  • . reclamo
  • . responsabile del trattamento
  • . ricorso
  • . segnalazione
  • . titolare del trattamento
  • . trattamento

 

Allegati : . Vademecum ” Il Condominio e la Privacy ” – Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali

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